تعتبر هذه الوحدة من الوحدات المستحدثة في كليتنا وقد استحدثت لضمان التأكد من احتفاظ الكلية بنسخ من الكتب داخل أي مكتب ضمن الكلية كذلك للتعرف أيضا على أسباب تأخير او ضياع او عدم استلام او وصول الكتب وعدم الإجابة عليها او العمل بها وهنا يأتي عمل الوحدة وذلك من خلال متابعة ارشفة الكتب الواردة والصادرة لاي مكتب او وحدة او شعبة….الخ ضمن الكلية ورفع تقرير شهري بها الى المسؤول الاعلى المتمثل بالعميد والذي بدوره يرفعه الى رئاسة الجامعة
خطة العمل:
جمع المعلومات عن عدد الكتب المؤرشفة الكترونيا لكافة الشعب والوحدات والاقسام الموجود داخل الكلية والحرص على معرفة النواقص لكل من هذه الأقسام ومحاولة تجهيزها من خلال رفع موقف هذه الأقسام الى الجهات المعنية لتوفير الأجهزة والبرامج ومتطلبات الارشفة الالكترونية وذلك لضمان استخدام نظام الارشفة الالكترونية التي أصبحت من ضروريات ومتطلبات العمل الوظيفي داخل أي الكلية او جامعة حكومية.
الرؤية:
سهولة الوصول الى الكتب بشكل سريع مع إمكانية تحديد مكان وجود الكتاب والمسار الذي سلكه ونسبة الإنجاز منه.
الرسالة:
وجود وحدة الارشفة في كل مكتب او وحدة او شعبة…. الخ يضمن التعرف على المكان الذي يحدث فيه التأخير في الاستلام والاجابة على الكتب وبالتالي سرعة حل المشكلة وسلاسة سير الإجراءات لاي كتاب وارد او صادر.
الاهداف:
- الهدف الأساسي من هذه الوحدة بشكل رئيسي حفظ نسخة من الكتب وضمان عدم ضياعها ليتم إنجازها بالسرعة الممكنة وضمان حقوق المعنيين وهذا كله يقود بالتالي لسلاسة وسهولة الاجراءت الإدارية والابتعاد عن التعقيد وهذا كله يصب في مصلحة الكلية بشكل خاص والجامعة بشكل عام
- محاولة استخدام الحفظ الالكتروني (الأقراص او الهارد) والتخلص من الحفظ التقليدي الأسلوب القديم المتمثل بحفظ الورق وتكويم البوكسات فايلات وتكديس الورق وبالتالي وجوب توفير أماكن لهذه الاوراق او الملفات بلاضافة الى توفير استخدام الطابعات الكبيرة وبالتالي توفير الحبر المكلف أحيانا والشحة توفر أنواع منها احيانا أخرى.
- وثالثا توفير الوقت من خلال استخدام برامج خاصة ب الارشفة الالكترونية سواء كانت برامج مصممة داخل المكتبوالمعتمدة من الكلية او استخدام البرامج المتوفرة على منصات البحث او المكتبات الالكترونية.
البريد الرسمي للوحدة:
archiving.ps@uohamdaniya.edu.iq